Къде може да се съкрати администрацията

Едно от най-често повтарящите се намерения на бъдещия премиер е намаляване на администрацията. Противниците твърдят, че това е невъзможно и нецелесъобразно, и че „не може така." Ние сме от другата страна – знаем, че намаление може да се направи, твърдим, че трябва да е веднага, и сега ще покажем защо, как и къде.

Основни причини да се намали администрацията:

• Ограничаване на бюджетните разходи
• Намаляване на бюрокрацията
• Отпаднали функции на някои структури
• Припокриване на дейности
• Неприсъщи дейности
• Липса на законово основание за дейности
• Липса на резултати
• Непостигане на поставени цели
• Ниска ефективност
• Възможност за електронни услуги, неизискващи голяма администрация
• Незаети щатни бройки
• Корупция

Списъкът може да бъде продължен, но това са може би най-важните причини.

Убедени сме, че в администрацията има хора, които искат ясни правила и отговорности, вярваме, че те трябва да бъдат добре заплатени и считаме, че предложенията ни къде може да има оптимизация са и в посока подобряване на техните възможности да си вършат работата добре.

Необходими промени в общата администрацията

Много предложения могат да бъдат дадени. В тази статия ще се спрем единствено върху общата администрация. Тя подпомага осъществяването на правомощията на органа на държавна власт като създава условия за осъществяване на дейността на специализираната администрация и извършва техническите дейности по административното обслужване.

По-долу представяме мерки за оптимизиране в централната администрация (министерства, агенции, комисии).

1. Политически кабинет

В политическия кабинет министърът назначава съветници и експерти, които пряко подпомагат дейността на политическото ръководство на министерството. Практиката показва, че в част от случаите действията по формиране на политика се извършват именно от заетите в политическия кабинет, докато служителите в съответните звена на администрацията имат второстепенна функция по поддръжка и изпълнение. Необходимо е да се реши окончателно къде се прави политиката в министерството и съответно да се направи съкращение на дублиращите се бройки.

2. Правни дирекции

Правните дирекции подготвят нормативни актове, изготвят становища, подготвят административни актове на ръководителя на структурата и се занимават с процесуално представителство на административната структура.

В областта на изработването на нормативни актове практиката показва, че значителна част от тази дейност се извършва от специализираната администрация, която притежава знания за обществените отношения в конкретната област на регулация.

Във второстепенните разпоредители не би следвало да се поддържа администрация, която се занимава с преглед на проекти на нормативни актове. Подготовката по същество трябва да се извършва от експертите в специализираната администрация, а общото правно становище следва да се дава от правната дирекция в първостепенния разпоредител.

Функцията по изготвяне на становища по нормативни актове е равно разпределена в различните министерства, тъй като всяко трябва да подготви такова в подкрепа на министъра при участието му в решенията на министерския съвет. Това предполага и равномерно разпределение на заетия с това персонал, и съответно – намаляване до числеността в министерството с най-малка заетост по тази функция.

3. Управление на собствеността

Обект на управление са сгради, автомобили, земя и обособени обекти като почивни станции. Тази функция изисква усилия както в правните дирекции, така и във финансово-счетоводните звена. Допълнително, тя налага разход по охрана и поддръжка. Превозните средства предполагат наличие на шофьори и служители, които да организират поддръжката им. От своя страна, това води и до увеличаване на дейността по възлагане на обществени поръчки.

Съществува практика няколко административни структури да споделят ползване на обща сграда. Същевременно, във всяка от тях се назначава персонал, който се занимава с поддържане на собствеността. Това може да се избегне, ако управлението на сградата се извършва централизирано.

Вече е практика някои институции да възлагат чрез обществени поръчки изпълнението на тези дейности на частни компании. В тази връзка, дейности като (1) програмно и техническо осигуряване на компютърната техника, (2) поддръжка на информационните структури, (3) ведомствена охрана и пропускателен режим, (4) извършване на строително – монтажни работи, (5) материално – техническо снабдяване, (6) хигиенно и транспортно обслужване, (7) преводи на материали и др. веднага могат да се прехвърлят на частния сектор.

Почивните станции да бъдат приватизирани. Практиката показва, че те не предлагат по-добри условия в конкурентна среда, освен когато разходите им се субсидират от държавния бюджет.

4. Автомобили

Покупката на автомобили за ползване от висшия ръководен състав на административните структури се представя като публична инвестиция. В същото време, тези автомобили не водят до повишаване на ефективността и качеството на публичните услуги. Едновременно с това те ангажират персонал – както, когато става въпрос за персонални шофьори, така и когато автомобилите трябва да се поддържат. Възможно е административните структури да предвидят алтернативни начини за бърз транспорт на служителите си – чрез наемане на автомобили или покриване на разходи за превоз (такси, автобус, самолет).

Възможно и препоръчително е ограничаване на броя на служебните автомобили с представително предназначение – в министерствата – до броя на заместник-министрите и главния секретар, изпълнителни агенции – максимум 1, държавни агенции – максимум 1 държавни комисии – максимум 1.

5. Финансово-счетоводни отдели и вътрешни одитори

Финансово-счетоводната дейност включва планиране на бюджет, извършване и приемане на разплащания и отчитане на приходите и разходите. С въвеждането на изискване за програмно бюджетиране се увеличиха ангажиментите на съответните звена в администрацията. В същото време, информационни технологии и електронни комуникации позволяват многократно съкращаване на усилията по разплащания и отчетност. Така например, възможно е цялостно премахване на касовите разплащания. Управлението на отношенията с персонала (аванси, служебни разходи, заплати) може да се осъществява автоматизирано, безкасово и с използване на програмно осигуряване, което да осъществява и отчетността съобразно законовите изисквания.

6. Обществени поръчки

Дейността по възлагане на обществени поръчки е зависима от общата политика по управление на дейността на структурата и материално-техническото й осигуряване. Така например, колкото повече сгради, имоти и автомобили притежава дадена структура, толкова повече усилия по обществени поръчки се налагат. Намалението им ще доведе и до малка необходимост от хора, ангажирани с обществени поръчки.

Друга мярка е централизирането на възлагането на обществени поръчки в първостепенния разпоредител, при разработване на вътрешна система за уведомяване и съгласуване на нуждите на отделните структури.

7. Канцелария и деловодство

В тези звена се извършва дейност, изцяло подлежаща на автоматизация с помощта на съвременни информационни технологии. Това включва както управлението на кореспонденцията и актовете на административния орган, така и съхраняването на документи и поддържането на регистри. Допълнително трябва да отчетем и някои остарели практики като например стенографски записи на заседания, които могат да бъдат изцяло заменени с използване на модерни аудио-устройства. Административните структури трябва да насърчават, а не само да позволяват, използването на електронни услуги като един от начините за съкращаване на заетия персонал.

8. Връзки с обществеността

В много структури тази дейност се изпълнява както от административно звено, така и от съветници в политическия кабинет. Същевременно, персоналът по тази функция често е зает с дейност, която може или да не се извършва, или да се възложи на представители на частния сектор (като например, преглед на печата, ако въобще е необходимо). Отделно от това, има практика и за дублиране на функции на тези звена с личните асистенти (секретари) на висшите ръководители в съответната структура при и по повод контакти с граждани, организации и бизнес.

9. Протокол

Тази дейност в голяма част от случаите се дублира със задълженията на персоналните асистенти (секретари) на висшите ръководители в съответната структура. Препоръчително е чисто протоколните функции да се ограничат до съдействие по срещи и контакти на междуправителствено ниво с официален характер.

10. Човешки ресурси

Основна отговорност в тези дирекции (отдели) е управлението на персонала, политика по назначаване/освобождаване и формиране на заплащане. Трябва да се отчитат възможностите, предоставени от съвременните информационни технологии, за автоматизирано отчитане на отработено време, отпуск и др. подобни.

11. Териториални звена

Съществува практика да се изграждат териториални звена в областните центрове. Това означава, че голяма част от административните структури изграждат 28 отделни звена. Същевременно принципът за максимална близост до гражданите (ползвателите на административни услуги) би трябвало да се прилага само в случаите, когато звеното предлага масова и често ползвана услуга. В случаите на специализирани услуги или контрол е възможно и препоръчително броят на териториалните звена да се ограничи. В някои случаи, 2 или 3 областни града са отдалечени на разстояние от до 30-40 км, което позволява обслужването на региона от едно звено. Практиката в други европейски страни с по-голяма територия от България показва, че сравними структури извършват дейността си с 2 до 5 пъти по-малко териториални звена.